Qu’est-ce que les Archives ?
Les archives, ou documents d’activités sont l’ensemble des documents produits et/ou reçus par votre collectivité ou établissement, qu’ils soient sous format papier ou numérique. Ces documents sont des archives publiques.
Le Code du patrimoine, article L212-6 souligne que « Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur. »
Selon l’article L211-2 du Code du patrimoine, « La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. »
Une conservation négligée et une mauvaise gestion des archives engendrent :
- Une perte de temps,
- une perte d’informations,
- un surcoût,
- voire un contentieux notamment s’il y a perte d’informations…
Comment s’y prendre ?
La gestion et la conservation des archives publiques sont régies par une réglementation définie par le Code du patrimoine. Des instructions et circulaires éditées par les Archives de France sont mises à disposition permettant une aide à la gestion.
Le Service « Archives des collectivités » du Centre de gestion vous accompagne dans la gestion de vos archives au travers de l’ensemble des étapes suivantes :
- Le tri des documents suivant les trois âges des archives : courantes, intermédiaires et définitives.
- La séparation des documents éliminables dans le respect des réglementations en vigueur et l’édition du bordereau d’élimination. Ce dernier doit être envoyé aux Archives départementales pour visa du Directeur donnant son autorisation pour la destruction des archives publiques.
- Le tri des archives publiques de plus de 50 ans et les documents d’état civil de plus de 120 ans qui sont à déposer aux Archives départementales.
- La réalisation d’un instrument de recherche appelé inventaire. Ce dernier suit un plan de classement strict, défini par le cadre de classement de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales. Il est recommandé aux établissements publics tels que les communautés de communes ou syndicats d’utiliser le classement en continu appelé aussi en W.
- Le classement physique et le bon conditionnement des documents papier.
- Un accompagnement pour une gestion des documents numériques.
L’archiviste propose un accompagnement du référent-archives pour la continuité du travail à effectuer. Cependant, une mise à jour régulière peut être réalisée par le Centre de gestion.
Les enjeux positifs d’une bonne gestion de vos archives
Le bon classement des documents, sous format papier ou numérique permet :
- De retrouver plus facilement une information, un document.
- De rendre plus accessible les documents par l’ensemble des personnes autorisées.
- De libérer de l’espace de stockage, physique ou virtuel.
- De garantir l’accès aux archives publiques identifiées comme communicables aux citoyens.
- De prendre conscience des données à caractère personnel que votre collectivité possède et de faciliter votre conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Les démarches
La collectivité sollicite l’intervention de l’archiviste du Centre de gestion par courrier ou courriel.
Après réception d’une délibération permettant à l’autorité territoriale de signer la convention, il convient de remplir un questionnaire des besoins et une lettre de commande.
Une estimation peut être effectuée sur place par l’archiviste.
Dès la réception de l’ensemble des documents, des dates d’intervention sont proposées.
La durée de l’intervention varie en fonction du nombre de mètres linéaires et de l’état des archives.
Les étapes pratiquées lors de l’intervention dans vos locaux ont été définies plus tôt.
Après l’intervention :
- L’inventaire des archives définitives et intermédiaires.
- Le bordereau d’élimination.
- Le bordereau de versement des archives à déposer aux Archives départementales.
- La documentation nécessaire à une bonne gestion des archives.
Sont édités et vous sont livrés sous format numérique.